Documentanalyse PoC met n8n

Context & doelstelling

Onze klant ontvangt wekelijks tientallen prestatieverklaringen en toestemmingsformulieren voor bouwprojecten. Elke verklaring moet gecontroleerd worden op verplichte onderdelen: datum, handtekeningen, projectgegevens en akkoord van bevoegde personen. Het handmatig proces was foutgevoelig en kostte per document 8-12 minuten.

Uitgangspunten

Snel een PoC leveren zonder zware platforminvestering.
Volledige traceability van beslissingen (goed/afgekeurd).
Integratie met bestaande DMS en meldingsproces.

Klantvraag

Automatisch signaleren of documenten compleet zijn.
Medewerkers hoeven alleen uitzonderingen te beoordelen.
Audit trail en export voor compliance en rapportage.

Scope PoC

Verwerking van PDF's uit mailbox en DMS.
Detectie van verplichte velden (namen, data, handtekeningen).
n8n workflow voor validatie, logging en notificaties.

Aanpak

1. Intake & documentanalyse

We maakten een lijst van verplichte elementen (project ID, opdrachtgever, datum, handtekeningen, toestemming) en definieerden acceptatiecriteria per documenttype.

2. n8n workflow ontwerp

We gebruikten n8n om documenten uit mailbox en DMS op te halen, OCR/AI-analyse uit te voeren en resultaten te verrijken met metadata.

3. Validatie & business rules

Custom nodes controleerden of datumformaten klopten, handtekeningen aanwezig waren en toestemming door bevoegden gegeven was. Bij twijfel werd een taak in het bestaande systeem aangemaakt.

4. Audit & rapportage

Elke run schreef resultaten weg in een audit log (JSON + dashboard). Export naar CSV/PDF was beschikbaar voor compliance.

5. Pilot & feedback

Gedurende 4 weken draaide de oplossing naast het bestaande proces. Uitzonderingen werden vergeleken met menselijke controles om precisie en recall te bepalen.

6. Roadmap

Samen stelden we een roadmap op voor productiegereedheid: integratie met archief, extra validatieregels en training van medewerkers.

Technische componenten

Workflow orchestration (n8n)

Triggers: IMAP voor inkomende mail, webhook vanuit DMS.
Document analyse: OCR/LLM nodes voor tekstextractie en entiteitsherkenning.
Validatie: custom functies voor datum- en handtekeningcontroles.
Routing: Slack/Teams notificaties bij afwijkingen.

Audit & beheer

Resultaten in PostgreSQL + dashboard (Metabase).
JSON-logs met bewijs (thumbnail/signature detectie).
Versleutelde opslag van documenten tijdens verwerking.
Self-service export en uitzonderingenlijst voor QA.

Resultaten van de PoC

Operationeel

80% van de documenten werd automatisch goedgekeurd of afgewezen.
Doorlooptijd per document daalde van 10 minuten naar <1 minuut.
Auditors hebben één overzicht met status, bewijs en correcties.

Medewerkerimpact

Team focust op uitzonderingen en communicatie met leveranciers.
n8n interface maakt het eenvoudig om regels aan te passen.
Training: 1 dag onboarding voor procesbeheerders.

Vervolg

Opschalen naar extra documenttypes (bijlagen, certificaten).
Koppeling met archief en e-signing platformen.
Monitoring van modeldrift en regelmatige hertraining.

Wat wij leveren

Projectinhoud

Workshop(s) voor eisen, validatieregels en classificatie.
n8n workflow inclusief custom nodes en document AI integratie.
Dashboarding, logging en secure opslag tijdens verwerking.
Runbook + kennisoverdracht voor beheer.

Governance

Privacy by design: data blijft binnen afgesproken regio's.
Audit trail conform compliance-eisen (tijdstempel, beslissingen, bewijs).
Rollback/uitvalscenario's en monitoring van workflows.
Roadmap naar productie (HA, secrets, infra-as-code).

Interesse in documentanalyse?

We helpen u graag bij het opzetten van een vergelijkbare PoC of volledige productiefase. Stuur ons een bericht voor een intakevoorstel.

Neem contact op